ARTI PENTING MANAJEMEN PENDIDIKAN ~(Fungsi-fungsi Manajemen Pendidikan)~

  Dari berbagai definisi manajemen dan manajemen pendidikan dalam postingan sebelumnya tentang Arti Penting Manajemen Pendidikan : definisi manajemen pendidikan, maka dapat dikatakan bahwa kegiatan manajemen selalu mengarah pada pencapaian tujuan organisasi yang telah diharapkan. Hal ini berarti kegiatan manajemen selalu berkait dengan fungsi suatu organisasi, atau sering kali disebut fungsi manajerial.

Seperti halnya fungsi manajemen pada umumnya, di dalam manajemen pendidikan pun fungsinya sama, yakni: perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan.

a.Perencanaan

Fungsi perencanaan merupakan kegiatan menetapkan pekerjaan yang harus dilakukan oleh kelompok untuk mencapai tujuan yang digariskan. Perencanaan mencakup kegiatan pengambilan keputusan, termasuk pemilihan alternatif-alternatif keputusan.[1]

Perencanaan memerlukan pemikiran tentang apa yang akan dikerjakan, mengapa, bagaimana dan di mana suatu kegiatan dilaksanakan serta siapa yang terlibat dan bertanggung jawab dalam pekerjaan tersebut. Atau dengan kata lain, perencanaan dirumuskan dalam rangka menjawab 5 W dan 1 H (What, When, Where, Who, Why, How).

Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi merumuskan perencanaan pendidikan sebagai suatu proses untuk menetapkan tujuan, menyediakan fasilitas dan lingkungan tertentu, mengidentifikasikan pra syarat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan serta menetapkan cara yang efektif dan efisien dalam usaha membentuk manusia agar memilik kompetensi individual dan sosial secara maksimal.[2]

Perencanaan pendidikan pada hakikatnya adalah proses pemikiran yang sistematis, analisis rasional –mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, siapa pelaksananya, mengapa hal itu harus dilakukan dan kapan suatu kegiatan dilaksanakan- dalam rangka meningkatkan mutu pendidikan agar lebih efektif dan efisien, sehingga proses pendidikan itu dapat memenuhi tuntutan dan atau kebutuhan masyarakat.

Di dalam perencanaan pendidikan terdapat beberapa model yang patut diketahui, antara lain:

1) Model Perencanaan Komprehensif

Digunakan untuk menganalisis perubahan-perubahan dalam sistem pendidikan secara keseluruhan, berfungsi sebagai patokan dalam menjabarkan rencana-rencana yang lebih spesifik ke arah tujuan-tujuan yang lebih luas.

2) Model Target Setting

Diperlukan dalam upaya melaksanakan proyeksi atau memperkirakan tingkat perkembangan dalam kurun waktu tertentu, untuk analisis demografis, untuk memproyeksikan jumlah siswa terdaftar dan kebutuhan tenaga kerja.

3) Model Costing (pembiayaan) dan keefektifan biaya

Digunakan untuk menganalisis proyek-proyek dalam kriteria efisiensi dan efektivitas ekonomis. Penggunaan model costing dalam dunia pendidikan di dasarkan pada pertimbangan bahwa pendidikan itu tidak terlepas dari masalah pembiayaan. Dengan sejumlah biaya yang dikeluarkan selama proses pendidikan, diharapkan dalam kurun waktu tertentu dapat memberikan benefit tertentu.

4) Model PPBS (Planning, Programing, Budgeting System)

Dalam bahasa Indonesia adalah sistem perencanaan, penyusunan program dan penganggaran (SP4). Penerapannya hanya dimungkinkan untuk masalah-masalah yang kompleks.[3]

Dalam perencanaan pendidikan pun perlu memperhatikan masalah-masalah pokok pendidikan yang di antaranya:

1) Bagaimana menentukan prioritas tujuan dan fungsi sistem pendidikan serta sub sistemnya.

2) Bagaimana memilih cara yang terbaik dalam mencapai tujuan dan fungsi tersebut.

3) Bagaimana perbandingan sumber daya yang dimiliki masyarakat dialokasikan untuk pendidikan dibanding untuk peruntukan yang lain.

4) Bagaimana pembiayaan pendidikan dilakukan dan didistribusikan ke masyarakat, dan siapa saja yang membiayai pendidikan.

5) Bagaimana keseluruhan sumber daya pendidikan dialokasikan untuk masing-masing jenis dan komponen pendidikan.[4]

Dengan memperhatikan segala permasalahan pokok dalam dunia pendidikan serta tanpa mengabaikan konsep dasar dan metode-metode atau langkah-langkah perencanaan, diharapkan dalam perencanaan pendidikan dapat berjalan dengan baik, efektif dan efisien sehingga dapat mendukung dan mencapai tujuan pendidikan itu sendiri.

Keberhasilan proses pelaksanaan rencana, selain tergantung pada ketepatan penyusunannya, juga akan ditentukan oleh fungsi-fungsi manajemen pendidikan berikutnya yaitu pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan.

b.Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah proses membagi kerja ke dalam tugas-tugas yang lebih kecil, membebankan tugas-tugas itu kepada orang yang sesuai dengan kemampuannya dan mengalokasikan sumber daya serta mengkoordinasikannya dalam rangka efektivitas pencapaian tujuan organisasi.

Di dalam pengorganisasian terdapat beberapa langkah antara lain:

1) Menentukan tugas-tugas apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi.

2) Membagi seluruh beban kerja menjadi kegiatan-kegiatan yang dapat dilaksanakan oleh perorang atau kelompok.

3) Menggabungkan pekerjaan para anggota dengan cara yang rasional dan efisien. Hal ini lazim disebut departementalisasi.

4) Menetapkan mekanisme kerja untuk mengkoordinasikan pekerjaan dalam satu kesatuan yang harmonis.

5) Melakukan monitoring dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan dan meningkatkan efektivitas.

Pada pengorganisasian, pembagian tugas seyogianya disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian. Dalam pendidikan misalnya, pembagian tugas guru bidang studi sudah barang tentu harus sesuai dengan kemampuan dan latar belakang pendidikannya. Dan bukankah telah diketahui bahwasanya bila suatu pekerjaan diserahkan pada yang bukan ahlinya, maka tunggulah saat kehancurannya. Dalam artian, suatu pekerjaan yang ditangani oleh orang yang tidak bisa atau tidak ahli, jelas pekerjaan tersebut tidak akan sukses sesuai tujuan.

c.Pengarahan

Pengarahan (directing) merupakan kegiatan mengarahkan yang ditujukan pada bawahan sehingga mereka menjadi pegawai (staf) yang mempunyai pengetahuan memadai dan bekerja secara efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan organisasi.

Pada dasarnya, pengarahan berkaitan dengan:

1) Motivasi;

Adalah sesuatu yang mendorong seseorang untuk bertindak atau berperilaku tertentu dan merupakan faktor penting yang mendukung prestasi kerja. Oleh karena itulah pemimpin atau manajer perlu memahami motivasi anak buah sehingga dapat mendorong mereka untuk bekerja sesuai dengan tujuan yang ditetapkan. Pun demikian halnya dalam bidang pendidikan, kepala sekolah selaku pemimpin selayaknya memahami motivasi anak buah karena hal ini menjadi kunci dalam mendorong orang lain untuk bekerja lebih efektif.

2) Komunikasi;

Adalah proses penyampaian pesan dari seseorang atau sekelompok orang kepada orang lain. Manajer atau pemimpin sangat memerlukan hal ini. Tak terkecuali di bidang pendidikan, kepala sekolah harus menjalin komunikasi yang baik dengan seluruh staf dan lingkungan demi mencapai efisiensi dan efektivitas pendidikan.

3) Dinamika Kelompok;

Dalam organisasi terbentuk kelompok formal dan informal. Kelompok formal dibentuk untuk mengerjakan tugas-tugas yang diperlukan. Kelompok informal terbentuk karena kepentingan karyawan (interest group) dan persahabatan (friendship group). Manajer atau pemimpin harus mengarahkan dan mengefektifkan kelompok-kelompok tersebut agar mendukung peningkatan pencapaian tujuan organisasi.

4) Kepemimpinan;

Hal ini berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan hubungan antar manusia. Dalam pendidikan, kepemimpinan diemban oleh kepala sekolah. Dan syarat minimalnya adalah harus mempunyai kemampuan dalam menjalankan tugas serta dalam membina hubungan baik dengan semua personal sekolah. Adapun syarat-syarat secara terperinci dapat dirumuskan sesuai dengan kebutuhan sekolah. Dalam menyusun syarat-syarat kepala sekolah sebaiknya tidak hanya melibatkan Share Holder sekolah tetapi juga Stake Holder yang lain.[5]

d.Pengawasan

Pengawasan diperlukan untuk melihat dan mengevaluasi sejauh mana hasil yang telah tercapai. Istilah pengawasan ini juga bisa diartikan atau disamakan dengan “pengendalian”, yang diperlukan untuk memastikan bahwa aktivitas atau kegiatan berjalan sesuai dengan yang direncanakan.

Proses pengawasan atau pengendalian ini terdiri dari tiga tahap;

1) Menetapkan standar-standar pelaksanaan pekerjaan,

Standar pelaksanaan pekerjaan (standart performance) adalah suatu pernyataan mengenai kondisi-kondisi yang terjadi bila suatu pekerjaan dilakukan dengan memuaskan. Penentuan standar mencakup kriteria untuk semua lapisan pekerjaan (job performance). Umumnya, standar pelaksanaan pekerjaan bagi suatu aktivitas menyangkut kriteria : ongkos, waktu, kuantitas dan kualitas.

2) Pengukuran hasil / pelaksanaan pekerjaan,

Mengukur hasil merupakan proses yang berkesinambungan, repetitive, dengan frekuensi aktual bergantung pada jenis aktivitas yang sedang diukur.

3) Menentukan kesenjangan (deviasi) antara pelaksanaan dengan standar dan rencana.

Membandingkan hasil yang telah diukur dengan target atau standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Bila sesuai dengan standar, maka manajer atau pemimpin dapat berasumsi bahwa segala sesuatunya telah berjalan secara terkendali. Namun bila di bawah standar, maka perlu diambil tindakan perbaikan berupa mengadakan perubahan terhadap satu atau beberapa aktivitas sebelumnya.

Agar pengawasan pendidikan dapat berfungsi efektif, ada beberapa kondisi yang harus diperhatikan, antara lain:

1) Pengawasan harus dikaitkan dengan tujuan dan kriteria yang digunakan dalam sistem pendidikan, yaitu relevansi, efektivitas, efisiensi dan produktivitas.

2) Standar yang masih dapat dicapai harus ditentukan.

3) Pengawasan hendaknya disesuaikan dengan sifat dan kebutuhan organisasi atau lembaga pendidikan.

4) Kuantitas pengawasan harus dibatasi. Artinya, jika pengawasan terhadap karyawan terlampau sering, ada kecenderungan mereka kehilangan otonominya. Dan akan timbul persepsi bahwa pengawasan itu sebagai pengekangan.

5) Sistem pengawasan harus di kemudi. Artinya, pengawasan menunjukkan kapan dan di mana tindakan korektif harus diambil.

6) Pengawasan hendaknya mengacu pada tindakan perbaikan. Artinya tidak hanya mengungkap penyimpangan dari standar, tapi juga penyediaan alternatif perbaikan, menentukan tindakan perbaikan.

7) Pengawasan hendaknya mengacu pada prosedur pemecahan masalah, yaitu: menemukan masalah, menemukan penyebab, membuat rancangan penanggulangan, melakukan perbaikan, mengecek hasil perbaikan, mencegah timbulnya masalah yang serupa.[6]

---

[1] Nurdin Ibrahim, Manajemen SLTP Terbuka, Jurnal Pendidikan dan Kebudayaan no. 036. tahun ke-8, Mei 2002, 358

[2]Tim FKIP-UMS, Manajemen Pendidikan,……, 5

[3] Nanang Fatah, Landasan Manajemen Pendidikan, (Bandung: Remaja Rosda Karya, 1996), 50-51

[4] Tim FKIP-UMS, Manajemen Pendidikan,……, 9

[5] Ibid, 8

[6] Nanang Fatah, Landasan Manajemen Pendidikan…….., 106-107

TERIMA KASIH ATAS KUNJUNGAN SAUDARA
Semoga artikel ini bermanfaat bagi saudara. Jika ingin mengutip, baik itu sebagian atau keseluruhan dari isi artikel ini harap menyertakan link dofollow ke http://ulashoim.blogspot.com/2012/08/arti-penting-manajemen-pendidikan_24.html. Terima kasih sudah singgah membaca artikel ini.